Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” w Poznaniu.
§1
Wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” w Poznaniu, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych” stosuje się w sprawach i na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
§2
Ilekroć w procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:
- Pracodawca – należy przez to rozumieć Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” kierowane przez dyrektora
- Komisja Wyjaśniająca – należy przez to rozumieć wewnętrzną komisję zajmującą się realizacją zadań wynikających z niniejszej procedury
- informacji zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań
- podmiot prawny – należy przez to rozumieć jednostkę samorządu terytorialnego, której obowiązki określone w ustawie wykonuje Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda”
- sygnalista – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą
- zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa
- rejestr zgłoszeń wewnętrznych – należy przez to rozumieć obowiązek rejestrowania każdego zgłoszenia wewnętrznego
- ustawa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2023 r. o ochronie sygnalistów
- działania następcze – należy przez to rozumieć wstępna analizę zgłoszenia oraz postępowanie wyjaśniające
§3
- Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego, skutkującego zastosowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych może być tyko naruszenie prawa określone w ustawie.
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych nie ma zastosowania dla zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia takie nie są traktowane jako zgłoszenia wewnętrzne w rozumieniu §2 pkt6 procedury zgłoszeń wewnętrznych i nie są rozpatrywane na zasadach określonych w tej procedurze.
§4
- Komisja Wyjaśniająca jest upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
- Komisja Wyjaśniająca jest upoważniona do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z art. 29 ustawy
(załącznik nr 3). - W ramach Komisji Wyjaśniającej osobą upoważnioną do przyjęcia zgłoszenia jest upoważniony przez Dyrektora Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” pracownik – specjalista ds. projektów unijnych. W przypadku jego nieobecności, do przyjęcia zgłoszenia upoważniony jest pracownik pełniący zadania w ramach stanowiska starszy specjalista do spraw organizacyjno – prawnych.
Pracownicy ci zwani są dalej „pracownikami upoważnionymi„. - Czynności, o których mowa w ust. 1 wykonują wyłącznie wyznaczeni pracownicy Komisji Wyjaśniającej, zwani dalej również „pracownikami upoważnionymi” – na podstawie doraźnych, pisemnych upoważnień, wydanych przez Dyrektora Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda”.
- Osoby upoważnione, o których mowa w ust. 3 i 4, zobowiązane są do zachowania tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
§5
Przekazywanie zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę następuje ustnie lub pisemnie.
§6
Zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane w czasie bezpośredniego spotkania sygnalisty z pracownikiem upoważnionym do przyjęcia zgłoszenia lub telefonicznie, w ramach rozmowy sygnalisty z pracownikiem upoważnionym do przyjęcia zgłoszenia.
§7
- Bezpośrednie spotkanie sygnalisty z pracownikiem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń, o którym mowa w §6, następuje na wniosek sygnalisty, w terminie do 14 dni od dnia otrzymania wniosku przez upoważnionego pracownika.
- Wniosek, o którym mowa w ust. 1 może być złożony pracownikowi upoważnionemu do przyjmowania zgłoszeń:
- telefonicznie, pod numerem telefonu wskazanym w §8;
- pocztą elektroniczną, na adres wskazany w §11 pkt 2.
- pod adresem wskazanym w §11 pkt 3;
- Bezpośrednie spotkanie sygnalisty z pracownikiem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń odbywa się we wskazanym przez upoważnionego pracownika pomieszczeniu, zapewniającym właściwe z punktu widzenia zachowania poufności warunki tego spotkania.
§8
Zgłoszenie wewnętrzne ustne dokonane telefonicznie jest przyjmowane w pierwszej kolejności przez pracownika upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń pod numerem telefonu 61 64 860 40. W przypadku jego nieobecności kolejno pod numerem telefonu 61 64 860 48.
§9
- Zgłoszenie wewnętrzne ustne dokonane w czasie bezpośredniego spotkania sygnalisty z pracownikiem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń, o którym mowa w §6 i §7, jest dokumentowane, za zgodą sygnalisty, w formie protokołu spotkania przygotowanego przez upoważnionego pracownika, który to odwzorowuje dokładny przebieg tego spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
- Zgłoszenie wewnętrzne ustne dokonane telefonicznie, o którym mowa w §8, jest dokumentowane przez pracownika upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń, w formie protokołu rozmowy, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie podczas osobistego spotkania z pracownikiem upoważnionym.
§10
Zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
§11
Adresatem do dokonania zgłoszenia wewnętrznego pisemnego jest Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” , ul. Swoboda 59, 60 – 389 Poznań.
- adres dla przesyłek pocztowych: Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda”, ul. Swoboda 59, 60 – 389 Poznań.
- adres poczty elektronicznej: zgloszeniewewnetrzne@cwr-poznan.pl;
- w przypadku zgłoszenia osobistego – Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda, ul. Swoboda 59, pokój nr 126 (lub w pokoju nr 114 w przypadku nieobecności upoważnionego pracownika – specjalisty ds. projektów unijnych), w którym sygnalista może złożyć do rąk własnych upoważnionego pracownika zgłoszenie wewnętrzne pisemne w postaci uprzednio przygotowanego pisma dotyczącego naruszenia prawa.
§12
- Wpływająca przesyłka pocztowa ze zgłoszeniem wewnętrznym pisemnym, skierowana na adres wskazany w §11 pkt 1, powinna zostać przesłana w zaklejonej kopercie, na której nadawca zamieszcza w widocznym miejscu wyraźny dopisek: „zgłoszenie wewnętrzne”. Na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy, a przesyłka pocztowa powinna zostać nadana w formie listu zwykłego. Potwierdzenie otrzymania przesyłki pocztowej ze zgłoszeniem wewnętrznym pisemnym następuje według zasady określonej w §16.
- Pracownik sekretariatu, obsługujący przesyłki pocztowe o których mowa w ust. 1:
- nie otwiera i nie odwzorowuje cyfrowo koperty i zawartości przesyłki pocztowej,
- umieszcza na kopercie pieczęć wpływu i dokonuje rejestracji przesyłki pocztowej w rejestrze przesyłek przychodzących wpisując nazwę „zgłoszenie wewnętrzne”, bez rejestracji danych osobowych,
- przekazuje przesyłkę pocztową dyrektorowi Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda”,
- dyrektor Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” przekazuje przesyłkę pocztową w stanie nienaruszonym bezpośrednio do rąk upoważnionego pracownika do przyjmowania zgłoszeń w ramach Komisji Wyjaśniającej.
- Jeżeli przesyłka pocztowa ze zgłoszeniem wewnętrznym pisemnym została skierowana przez nadawcę, wbrew postanowieniom zarządzenia, pod inny adres niż wskazany w §11 pkt 1 lub do innego niewłaściwego wewnętrznego oddziału lub nieupoważnionego pracownika do przyjmowania zgłoszeń, stosuje się odpowiednio ust. 2 oraz §15 ust. 2.
§13
- Sygnalista, dokonując zgłoszenia wewnętrznego pisemnego na adres poczty elektronicznej: zgloszeniewewnetrzne@cwr-poznan.pl może zaszyfrować zawartość przesyłki.
- W przypadku szyfrowania przesyłki, treść zgłoszenia wewnętrznego pisemnego nie powinna być umieszczona bezpośrednio w wiadomości elektronicznej, lecz w załączonym do tej wiadomości zaszyfrowanym pliku.
- Pomocnicza instrukcja szyfrowania zawartości przesyłki ze zgłoszeniem wewnętrznym pisemnym, dokonywanym na adres, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik do procedury zgłoszeń wewnętrznych (załącznik nr 1). Sygnalista przekazuje upoważnionemu pracownikowi do przyjmowania zgłoszeń informację dotyczącą programu który został wykorzystany do zaszyfrowania zgłoszenia wewnętrznego.
- Dokonując zgłoszenia wewnętrznego pisemnego, o którym mowa w ustępach poprzedzających, sygnalista przekazuje pracownikowi upoważnionemu do przyjmowania zgłoszeń hasło do otwarcia zaszyfrowanej zawartości inną drogą, niż na adres poczty elektronicznej, o którym mowa w ust. 1 – w sposób, uzgodniony z upoważnionym pracownikiem do przyjmowania zgłoszeń pod numerem telefonu określonym w §8 .
§14
Złożenie do rąk własnych pracownika upoważnionego zgłoszenia wewnętrznego pisemnego w postaci uprzednio przygotowanego pisma dotyczącego naruszenia prawa, o którym mowa w §11 pkt 3, następuje po uprzednim telefonicznym umówieniu się sygnalisty i upoważnionego pracownika do przyjmowania zgłoszeń, pod numerem telefonu określonym w §8.
§15
- Przekazując zgłoszenie wewnętrzne w inny sposób niż określone w §5-14, sygnalista naraża się na ryzyko ujawnienia osobom nieupoważnionym jego danych i przedmiotu zgłoszenia wewnętrznego.
- Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne zostało przekazane do nieupoważnionego pracownika do przyjmowania zgłoszeń Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda”, pracownik ten jest obowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie lub treści zgłoszenia wewnętrznego, oraz do niezwłocznego przekazania tego zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi do przyjmowania zgłoszeń, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu wewnętrznym.
- Pracownicy realizujący zadania z zakresu obsługi technicznej systemów informatycznych, telekomunikacyjnych, pocztowych i kancelaryjnych, wykorzystywanych do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zobowiązani są do:
- wykonywania tych zadań wyłącznie w zakresie niezbędnej obsługi technicznej;
- nieujawniania jakichkolwiek informacji związanych ze zgłoszeniami.
- Pracownicy oddziałów realizujących zadania z zakresu obsługi technicznej systemów informatycznych, telekomunikacyjnych, pocztowych i kancelaryjnych, stosują adekwatne rozwiązania zarządcze w celu zapewnienia realizacji zadań w sposób określony w ust. 3, w tym uzyskują od pracowników na piśmie oświadczenia o przyjęciu obowiązków wymienionych w tym ustępie.
§16
Pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, o którym mowa w §17 ust. 1.
§17
- W celu prowadzenia przez pracownika upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń niezbędnej korespondencji z sygnalistą, sygnalista podaje adres do kontaktu, będący adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej.
- Upoważniony pracownik do przyjmowania zgłoszeń może zwrócić się do sygnalisty o udzielenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji dotyczących zgłoszenia wewnętrznego, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty, wykorzystując adres do kontaktu lub inne możliwości kontaktu uzgodnione z sygnalistą. Jeżeli sygnalista odmawia udzielenia wyjaśnień lub dodatkowych informacji, a także gdy dalsze kontakty upoważnionego pracownika z sygnalistą mogą zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, odstępuje się od żądania udzielenia wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
- W przypadku wskazania przez sygnalistę, jako adresu do kontaktu, adresu korespondencyjnego, korespondencja z sygnalistą odbywa się w ten sposób, że:
- z pismami przychodzącymi od sygnalisty postępuje się na zasadach określonych w §12;
- pisma wychodzące do sygnalisty upoważniony pracownik do przyjmowania zgłoszeń samodzielnie dostarcza do nadania na pocztę, poza sekretariatem;
- W przypadku wskazania przez sygnalistę, jako adresu do kontaktu, adresu poczty elektronicznej, przepis §13 stosuje się odpowiednio, przy czym hasło do otwarcia zaszyfrowanej zawartości przesyłki wysłanej z adresu zgloszeniewewnetrzne@cwr-poznan.pl przekazywane jest z wykorzystaniem indywidualnego adresu poczty służbowej upoważnionego pracownika.
§18
- Komisja Wyjaśniająca podejmuje i prowadzi działania następcze, o których mowa w ustawie, z zachowaniem należytej staranności. Forma działań następczych oraz podejmowane czynności uzależnione są od treści zgłoszenia wewnętrznego i okoliczności w nim wskazanych.
- W granicach określonych ustawą i zarządzeniem, Komisja Wyjaśniająca jest upoważniona do wprowadzania szczegółowych rozwiązań organizacyjnych dotyczących przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia działań następczych.
§19
Upoważniony pracownik do przyjmowania zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, o którym mowa w §17 pkt 1.
§20
- Prowadzenie sprawy zgłoszenia wewnętrznego, a także przechowywanie dokumentów tej sprawy realizowane jest poza zwykłym obiegiem dokumentacji w Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda”, w sposób zapewniający zachowanie tajemnicy informacji i danych osobowych, o której mowa w §4 ust 3.
- Pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń i Komisja Wyjaśniająca przetwarzają dane osobowe na zasadach określonych w ustawie. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, z wyjątkiem wyraźnej zgody sygnalisty na ujawnienie jego danych osobowych, bądź przepadków wskazanych w ustawie.
- Dane sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanej z sygnalistą podlegają szczególnej ochronie przed ujawnieniem. Każdy pracownik Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” jest zobowiązany do zachowania ich poufności. Niezachowanie poufności danych osób, o których mowa w zdaniach poprzedzających, może w szczególności skutkować odpowiedzialnością porządkową i materialną, niezależnie od przewidzianej w ustawie odpowiedzialności karnej.